Professional Başvuru KVKK Aydınlatma Metni

Önemli bilgilendirme: Bu metin yalnızca Theraline Professional başvurusu, mesleki doğrulama ve Professional hesabının yönetimi kapsamında işlenen kişisel veriler içindir. Aydınlatma metni bir açık rıza metni değildir. Açık rıza gereken bir işlem bulunması halinde ayrıca ve ayrı bir metinle talep edilir. Professional başvurusu kapsamında danışan veya hastalara ait kişisel ya da sağlık verileri talep edilmez.

1. Veri sorumlusu ve metnin kapsamı

6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (“KVKK”) uyarınca veri sorumlusu sıfatıyla Praktis Farma Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi (“Praktis Farma”, “Theraline” veya “Şirket”), Theraline Professional’a başvuran ve/veya mesleki doğrulaması tamamlandıktan sonra Professional hesabını kullanan sağlık profesyonellerine ait kişisel verileri aşağıda açıklanan kapsamda işler.

Theraline Professional; mesleki statüsü doğrulanmış sağlık profesyonellerinin bilimsel ve teknik içeriklere, Theraline Standardı ve ürün/hammadde bilgilerine, profesyonel eğitim ve duyurulara ve dönemsel Professional uygulamalarına erişebilmesi amacıyla oluşturulmuş özel bir profesyonel platformdur.

Bu aydınlatma metni; Professional başvurusunun alınması, doktor/eczacı/diyetisyen mesleki statüsünün doğrulanması, Professional hesabının aktive edilmesi ve yönetilmesi, profesyonel içerik ve hizmetlerin sunulması ile ilgili iletişim süreçleri bakımından KVKK’nın 10’uncu maddesi ve Aydınlatma Yükümlülüğünün Yerine Getirilmesinde Uyulacak Usul ve Esaslar Hakkında Tebliğ kapsamında hazırlanmıştır.

2. İşlenebilecek kişisel veriler

Kimlik bilgileri: ad, soyad ve başvurunun doğrulanması için gerekli olması halinde sınırlı kimlik bilgileri.

İletişim bilgileri: telefon numarası, e-posta adresi, şehir/ilçe ve tercih edilen iletişim kanalı.

Mesleki bilgiler: meslek (doktor, eczacı veya diyetisyen), uzmanlık alanı, diploma/tescil/ruhsat veya mesleki yetki bilgisi, çalışılan kurum veya çalışma şekli, mesleki statü ve doğrulama sonucu.

Mesleki doğrulama belgeleri: yalnızca mesleki statünün doğrulanması için gerekli diploma, ruhsat, tescil belgesi veya benzeri kanıtların görüntüsü/kopyası.

Professional hesap bilgileri: Theraline üyelik e-posta adresi, Professional statüsü, aktivasyon ve doğrulama tarihi, hesap durumu ve erişim kayıtları.

Profesyonel etkileşim bilgileri: kullanıldığı ölçüde katılınan eğitim/webinar bilgileri, Professional destek talepleri, ilgilenilen bilimsel/teknik içerikler ve Professional hizmet tercihleri.

İşlem güvenliği bilgileri: IP adresi, tarih-saat, oturum, cihaz/tarayıcı, doğrulama, güvenlik ve erişim logları.

Hukuki işlem ve talep bilgileri: KVKK başvuruları, itirazlar, uyuşmazlıklar ve hakların korunmasına ilişkin kayıtlar.

Veri minimizasyonu: Başvuru belgenizde mesleki doğrulama için gerekli olmayan T.C. kimlik numarası, adres, doğum tarihi, aile bilgisi veya benzeri alanlar bulunuyorsa mümkünse bu alanları kapatarak/maskeleyerek gönderiniz. Professional başvuru kanallarına kendinize, danışanlarınıza veya hastalarınıza ait sağlık verisi, teşhis, tedavi bilgisi, reçete, laboratuvar sonucu veya benzeri özel nitelikli kişisel veri göndermeyiniz.

3. Kişisel verilerin işlenme amaçları

Kişisel verileriniz, ilgili veri kategorisine göre aşağıdaki amaçlarla işlenebilir:

• Theraline Professional başvurusunu almak, kaydetmek ve değerlendirmek
• Başvuru sahibinin mesleki statüsünü ve programa uygunluğunu doğrulamak
• Professional hesabını aktive etmek, yetkilendirmek, segmentlemek ve yönetmek
• Professional alanına, Uzman Bilgi Kütüphanesi’ne, bilimsel/teknik içeriklere, ürün ve hammadde bilgilerine, Theraline Standardı dokümanlarına ve eğitimlere erişim sağlamak
• Professional destek taleplerini yanıtlamak ve ilgili teknik/bilimsel birimlere yönlendirmek
• Dönemsel webinar, eğitim, etkinlik, Science Brief, yeni ürün/teknik bilgi ve Professional uygulamalarını yönetmek
• Uygun olduğu ölçüde Professional Welcome Kit veya benzeri mesleki materyallerin planlanması ve teslimi için gerekli operasyonları yürütmek
• Hesap ve bilgi güvenliğini sağlamak, yetkisiz erişim, sahte başvuru ve kötüye kullanım risklerini önlemek ve incelemek

Yasal yükümlülükleri yerine getirmek, denetim ve ispat kayıtlarını oluşturmak ve bir hakkı tesis etmek, kullanmak veya korumak.

4. Kişisel verilerin toplanma yöntemleri

Kişisel verileriniz; www.theraline.com.tr üzerindeki üyelik ve Professional başvuru alanları, mevcut Theraline hesabınız, e-posta, Professional başvurusu için kullanılan WhatsApp iletişim kanalı, telefon görüşmeleri, Professional destek yazışmaları, eğitim/etkinlik kayıtları ve Site’nin teknik güvenlik/erişim kayıtları üzerinden tamamen veya kısmen otomatik yollarla ya da bir veri kayıt sisteminin parçası olmak kaydıyla otomatik olmayan yollarla toplanabilir.

WhatsApp veya e-posta ile belge gönderildiğinde, iletinin içeriği ve ekleri kullanılan iletişim hizmetinin teknik altyapısı üzerinden Şirket’e ulaşır. Bu nedenle yalnızca talep edilen ve mesleki doğrulama için gerekli bilgilerin gönderilmesi önemlidir.

5. Kişisel veri işlemenin hukuki sebepleri

Professional sürecindeki kişisel veriler, işleme faaliyetinin niteliğine göre KVKK’nın 5’inci maddesinde yer alan aşağıdaki hukuki sebeplere dayanılarak işlenir:

Bir sözleşmenin kurulması veya ifasıyla doğrudan ilgili olması: Professional üyelik başvurusunun alınması, hesabın oluşturulması/aktive edilmesi ve Professional hizmetlerinin sunulması.

İlgili kişinin temel hak ve özgürlüklerine zarar vermemek kaydıyla Şirketin meşru menfaati: mesleki statünün doğrulanması, başvuru güvenliği, sahte başvuru ve kötüye kullanımın önlenmesi, profesyonel hizmetlerin ve platform güvenliğinin yönetilmesi.

Bir hakkın tesisi, kullanılması veya korunması için veri işlemenin zorunlu olması: başvuru, itiraz, ispat, uyuşmazlık ve hukuki süreç kayıtları.

Kanunlarda açıkça öngörülmesi veya Şirketin hukuki yükümlülüğünü yerine getirmesi: yetkili kamu kurumlarının usulüne uygun talepleri ve uygulanabilir yasal kayıt yükümlülükleri.

Professional üyeliğine ilişkin pazarlama/tanıtım nitelikli ticari elektronik ileti gönderimi, Professional başvurusunun zorunlu bir unsuru değildir. Bu tür iletiler bakımından gerekli onay ve ret süreçleri 6563 sayılı Elektronik Ticaretin Düzenlenmesi Hakkında Kanun ve ilgili mevzuat çerçevesinde ayrıca yönetilir.

Bir işleme faaliyeti için açık rıza hukuki sebebine ihtiyaç duyulması halinde, açık rıza bu aydınlatma metninden ayrı olarak ve özgür iradeyle alınır.

6. Kişisel verilerin aktarılması

Kişisel verileriniz, yalnızca yukarıdaki amaçlarla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmak kaydıyla aşağıdaki alıcı gruplarına aktarılabilir:

E-ticaret/üyelik altyapısı, barındırma, bilişim, bakım, yedekleme, siber güvenlik ve teknik destek hizmeti sağlayıcılarına; Professional hesabı ve Site altyapısının işletilmesi amacıyla.

E-posta, mesajlaşma, müşteri/profesyonel destek ve iletişim hizmeti sağlayıcılarına; başvurunun alınması ve iletişim süreçlerinin yürütülmesi amacıyla.

Kargo/kurye ve lojistik hizmeti sağlayıcılarına; yalnızca Professional Welcome Kit veya benzeri fiziksel materyal gönderimi yapılması halinde teslimat için gerekli bilgilerle sınırlı olarak.

Avukat, mali müşavir, denetçi ve diğer yetkili profesyonel danışmanlara; hukuki yükümlülükler, denetim, uyuşmazlık ve hakların korunması amacıyla.

Kanunen yetkili kamu kurumları, düzenleyici kuruluşlar, mahkemeler, savcılıklar ve diğer mercilere; hukuki yükümlülüklerin veya usulüne uygun taleplerin yerine getirilmesi amacıyla.

6.1. Yurt dışına aktarım

Professional başvuru ve iletişim sürecinde kullanılan bazı bulut, e-posta, mesajlaşma, analitik veya teknik hizmetlerin yurt dışı yerleşik olması ya da veriyi yurt dışında işlemesi halinde kişisel veriler yurt dışına aktarılabilir. Böyle bir aktarım, KVKK’nın 9’uncu maddesinde öngörülen şartlardan uygun olanına dayanılarak ve gerekli güvence/usuller yerine getirilerek gerçekleştirilir.

Özellikle WhatsApp, e-posta, bulut/barındırma ve benzeri üçüncü taraf hizmetlerinin fiilî veri konumu ve aktarım mekanizması, Şirketin güncel veri envanteri ve hizmet sağlayıcı sözleşmeleriyle uyumlu olarak yönetilir.

7. Mesleki doğrulama belgelerinin saklanması ve imhası

Mesleki doğrulama için gönderilen diploma, ruhsat, tescil belgesi veya benzeri belge görüntüleri, başvurunun değerlendirilmesi ve mesleki statünün doğrulanması amacıyla sınırlı olarak kullanılır.

Doğrulama tamamlandıktan ve belge görüntüsünü saklamayı gerektiren başka bir hukuki sebep kalmadıktan sonra belge görüntüleri aktif başvuru/çalışma alanlarından silinir veya yok edilir. Teknik yedeklerde bulunabilecek kopyalar, erişim kısıtları altında olağan yedekleme ve imha döngüsü içinde silinir/yok edilir.

Professional üyelik devam ettiği sürece; meslek, uzmanlık, gerekli sınırlı tescil/diploma doğrulama bilgisi, doğrulama sonucu ve doğrulama tarihi gibi üyelik statüsünü kanıtlayan sınırlı kayıtlar, Professional erişiminin yönetilmesi ve ispat amacıyla gerekli olduğu ölçüde saklanabilir.

Üyelik sona erdiğinde ilgili kayıtlar, varsa hukuki saklama, zamanaşımı, uyuşmazlık veya ispat süreleri dikkate alınarak Şirketin saklama ve imha süreçlerine göre silinir, yok edilir veya anonim hale getirilir.

8. Danışan ve hasta verilerine ilişkin özel ilke

Theraline Professional bir hasta/danışan yönetim sistemi değildir. Professional üyelerden danışan veya hastalarının adı, iletişim bilgisi, sağlık durumu, teşhis/tedavi bilgisi, ürün kullanımı ya da hangi ürünün kime tavsiye edildiğine ilişkin bilgi talep edilmez.

Professional Üye, Professional destek veya diğer iletişim kanallarını kullanırken üçüncü kişilere ait kişisel veya özel nitelikli kişisel verileri Şirket’e aktarmamalıdır. Bir sorunun bilimsel/teknik değerlendirme amacıyla paylaşılması gerekiyorsa kişiyi belirlenebilir kılan tüm bilgiler çıkarılmalı ve mümkün olan ölçüde anonim/genel bir anlatım kullanılmalıdır.

9. Professional üyelik, bağımsızlık ve profil kullanımı

Theraline Professional üyeliği, ilgili sağlık profesyonelinin Theraline’i veya herhangi bir Theraline ürününü tavsiye ettiği, onayladığı, marka adına bilimsel görüş bildirdiği veya Theraline Bilim Kurulu üyesi olduğu anlamına gelmez.

Professional üyelerin ad, fotoğraf, kurum, unvan veya görüşlerinin Theraline tanıtımında referans/endorsement amacıyla kullanılması, Professional üyeliğin doğal sonucu değildir. Böyle bir kullanım planlanırsa uygulanabilir mevzuat, fikrî haklar ve kişisel veri işleme şartları ayrıca değerlendirilir ve gerekli hukuki süreçler ayrıca yürütülür.

10. Ticari elektronik ileti ve profesyonel bilgilendirmeler

Professional hesabının kurulması, güvenliği, doğrulanması, başvuru sonucu veya talep edilen bir hizmetin sunulması için gerekli işlem bildirimleri; pazarlama amaçlı ticari elektronik iletilerden ayrıdır.

Kampanya, ürün tanıtımı veya benzeri ticari amaç taşıyan e-posta/SMS/arama iletileri için gerekli olduğu ölçüde ayrı ileti onayı alınır ve tercih İleti Yönetim Sistemi (İYS) süreçleri dahil ilgili mevzuata uygun yönetilir.

Bilimsel/teknik Professional içeriklerinin hangi kapsamda hizmet bildirimi, hangi kapsamda ticari ileti sayılacağı gönderinin niteliğine göre değerlendirilir; pazarlama amacı taşıyan ileti üyelik için zorunlu tutulmaz.

11. İlgili kişinin KVKK kapsamındaki hakları

Professional başvuru sahibi veya Professional Üye, KVKK’nın 11’inci maddesi uyarınca Praktis Farma’ya başvurarak:

• Kişisel verilerinin işlenip işlenmediğini öğrenme ve işlenmişse bilgi talep etme
• Kişisel verilerinin işlenme amacını ve bunların amacına uygun kullanılıp kullanılmadığını öğrenme
• Kişisel verilerin yurt içinde veya yurt dışında aktarıldığı üçüncü kişileri bilme
• Kişisel verilerin eksik veya yanlış işlenmiş olması halinde düzeltilmesini isteme
• KVKK’daki şartları oluşmuşsa kişisel verilerin silinmesini veya yok edilmesini ve bu işlemlerin verilerin aktarıldığı üçüncü kişilere bildirilmesini isteme
• İşlenen verilerin münhasıran otomatik sistemlerle analiz edilmesi sonucunda aleyhine bir sonucun ortaya çıkmasına itiraz etme

Kişisel verilerin kanuna aykırı işlenmesi nedeniyle zarara uğraması halinde zararın giderilmesini talep etme haklarına sahiptir.

12. Başvuru yöntemi

KVKK kapsamındaki başvurular; talebin konusu ve başvuru sahibinin kimliğini doğrulamaya yetecek bilgiler belirtilerek aşağıdaki yöntemlerden biriyle Praktis Farma’ya iletilebilir:

Şahsen veya noter/iadeli taahhütlü posta ile: Şerifali Mahallesi, Yunus Sokak, No: 5, Kat: 3, 34775 Ümraniye/İstanbul.

Güvenli elektronik imza veya mobil imza ile ya da daha önce Praktis Farma’ya bildirilmiş ve sistemde kayıtlı e-posta adresi üzerinden: destek@theraline.com.tr.

Kimlik doğrulaması için yalnızca gerekli ve ölçülü bilgi/belge talep edilir. Başvurular, talebin niteliğine göre en kısa sürede ve en geç otuz gün içinde sonuçlandırılır. İşlemin ayrıca maliyet gerektirmesi halinde Kişisel Verileri Koruma Kurulunca belirlenen tarifedeki ücret uygulanabilir.

13. İletişim bilgileri

Veri sorumlusu

Praktis Farma Sanayi ve Ticaret Anonim Şirketi

Web

www.theraline.com.tr

E-posta

destek@theraline.com.tr

Telefon

0850 390 10 11

Professional WhatsApp

0532 265 21 01

Adres

Şerifali Mahallesi, Yunus Sokak, No: 5, Kat: 3, 34775 Ümraniye/İstanbul

14. Metnin güncellenmesi

Bu aydınlatma metni, Theraline Professional başvuru/üyelik süreçlerinde, kullanılan hizmet sağlayıcılarda, veri kategorilerinde veya hukuki düzenlemelerde değişiklik olması halinde güncellenebilir. Güncel sürüm Site üzerinden erişilebilir tutulur.

THERALINE PROFESSIONAL

Bilimsel Bilgi. Kalite Şeffaflığı. Profesyonel Erişim.

THERALINE

Doğadan Gelen. Bilimle Güvenilen.